ارتباطات سازمانی
تعریف ارتباطات سازمانی نیازمند تعریف ” سازمان و ارتباطات” است. سازمان با مجموعه ای اجتماعی ( از گروه و یا مردم ) سر و کار دارد که در آن، فعالیت ها به منظور تحقق اهداف اعم از فردی و جمعی هماهنگ می شود (میلر و کاترین، 1386)
تعریف ارتباطات: به فرآیند تبادل اطلاعات و انتقال معانی به گونه ای که گیرنده همان را دریافت کند ارتباطات گفته می شود به تعبیر دیگر ارتباط همان انتقال معانی و مفهم مورد نظر، از فرستنده به گیرنده است. ارتباطات، انتقال و تبادل اطلاعات معانی و مفاهیم و احساس ها بین افراد در سازمان با واسطه و یا بلاواسطه.
عناصر موجود در ارتباطات:
- فرستنده: کسی که مقصود یا مفهوم ذهنی پیام خود را برای گیرنده ارسال می کند
- رمز پیام: پیا از شکل یک مفهوم و فکر به علائم قابل ارسال تبدیل می شود
- پیام: حاوی خبر، نکته یا موضوعی است که باید به گیرنده منتقل شود.
- مجاری پیام: وسیله و طریقه انتقال پیام را مجاری پیام گویند.
- دریافت کننده پیام: دریافت کننده پیام شخصی است که پیام فرستنده را درک می کند اگر پیام به دریافت کننده نرسد ارتباط واقع نمی شود.
- کشف رمز پیام: فرآیندی است که دریافت کننده بر اساس آن پیام را به اطلاعات مورد نظر فرستنده تفسیر می نماید. تفسیر فرد از سمبل ها انتظارات و مقاصد دو طرف از پیام است.
- اختلال یا پارازیت: هر گونه مانعی که باعث عدم ارسال پیام یا عدم درک پیام شود، اختلال گفته می شود. این موانع می تواند فنی، تجهیزاتی و ادراکی باشد
- بازخورد: پاسخ گیرنده به منبع پیام را بازخورد میگویند
انواع ارتباط از نظر ارائه بازخورد:
- ارتباطات یک طرفه: اگر عکس العمل گیرنده نسبت به پیام ابراز نشود آن را ارتباط یک جانبه گویند.
- ارتباطات دو طرفه: چنانچه محیط استقرار به گونه ای باشد که گیرنده عکس العمل ها و نظرهای خود را درباره محتوای پیام به اطلاع فرستنده برساند به این نوع ارتباط دو جانبه گویند.
ارتباط یک طرفه سریع تر است و دقت کمتری دارد، بازخورد ندارد، فرستنده می تواند پیچیده تر عمل کند و اشتباهات خود را مخفی کند و برای مواردی مناسب است که برنامه ریزی شده و تکراری است. ارتباط دو طرفه، کندتر است، دقت بیشتری دارد، بازخورد دارد، امکان اصلاح دیدگاه و نظریات، در تعامل متقابل وجود دارد. برای امور برنامه ریزی نشده و پیچیده و مواردی مناسب است که غیرتکراری است و عموما در سطوح عالی سازمان کاربرد بیشتری دارد
بازخورد، فرستنده را قادر می سازد که تاثیر پیام خود را بلافاصله ارزیابی کند. بازخورد مثبت فرستنده پیام را تقویت می کند تا به کار خود ادامه دهد. بازخورد منفی بررسی فرآیند انتقال توسط فرستنده پیام و اصلاح اشتباهات اجزای الگو در فعالیت های آموزشی معلم می تواند با توجه به بازخورد فراگیران، شرایط و عوامل موثر ارتباط، نوع، کیفیت سودمندی تفهیم و تفاهم را بیشتر کند در نتیجه سطح و میزان یادگیری را افزایش دهد.
انواع الگوهای ارتباطی از نظر مسیر انتقال پیام:
عناصر پیچیدگی رسمیت و تمرکز ارتباطات سازمانی را تحت تاثیر قرار می دهد:
الف) ارتباط عمودی: ارتباط عمودی شامل ارتباطات زا بالا به پایین و از پایین به بالا است.
- ارتباطات از بالا به پایین: ارتباطات متمایل به پایین از مدیریت سطح بالا شروع و از طریق سطوح مدیریت به کارگران خط تولید و کارکنان منتهی می شود. هدف از این نوع ارتباط، راهنمایی، آگاه کردن، هدایت و شکل دادن و ارزیابی زیردستان است.
- ارتباطات پایین به بالا: ارتباطات متمایل به بالا، عرضه اطلاعات به بالاترین سطح در سطوح پایین سازمان مطرح می نماید. این نوع ارتباط شامل گزارش پیشرفت، پیشنهادات، توضیحات، تقاضا برای کمک و تصمیم گیری است.
ب) ارتباطات افقی: این نوع ارتباط معمولا به صورت الگوهای جریان کار در یک سازمان بین اعضای گروه کاری، اعضای بخش های مختلف برقرار است که از نظر روانی موجب افزایش روحیه در بین اعضای سازمان می گردد. از این طریق اعضای سازمان موفق به برقراری ارتباط با همردیفان خود می گردند. با این حال ارتباطات افقی محدودیت هایی دارد. از جمله اثر تخریب همبستگی گروهی بین همکاران، زمانی که به این نوع هماهنگی نیازی نیست. از معایب دیگر این نوع ارتباط علایق مشترک افراد سازمانی هم سطح و بی توجهی آنان به مشکلات پیش آمده برای دیگر سطوح سازمانی را می توان ذکر کرد که اثر نامطلوبی بر سیستم کنترل و نظارت گذاشته و موقعیت کنترل کننده را متزلزل می کند.
ج) ارتباطات مورب: در ارتباطات مورب پیام در دو سطح مختلف از سلسله مراتب سازمانی و یا خارج از سلسله مراتب اداری مبادله می شود این نوع ارتباط به منظور هماهنگی، یکی کردن و جامعیت ارتباطات افقی است. مانند ارتباط بین صف و ستاد که چنین ماهیتی دارد.
انواع الگوهای ارتباطی از حیث رسمی و غیررسمی:
- شبکه های رسمی: کانال های و مجاری ارتباطات رسمی را نشان می دهد و به هنگام ایجاد تشکلیلات، موضوع ارتباطات مدنظر طراح ساخت سازمان می باشد. از این رو الگوی ارتباطی ساخت رسمی همان است که در نمودار تشکیلاتی هر سازمان مشخص گردیده است.
- شبکه های غیررسمی : ارتباطات غیررسمی را ارتباطات درخت انگور نیز نامیده اند، زیرا چون درخت و به هر گوشه سر میکشد و به طور نامنظرم در هر جای سازمان راه می یابد. در ارتباطات غیررسمی مقامات سازمان و سلسله مراتب اداری را نادیده می انگارد. روسا را دور می زند و معمولا به گونه ای است که نیازهای اجتماعی اعضای گروه را تامین می کنند و امور را تسهیل می نماید.
ارتباطات غیررسمی گاهی ممکن است آن قدر توسعه یابند که ارتباطات رسمی را در سازمان تحت الشعاع قرار دهند.
ارتباطات رسمی در خطوط غیررسمی ارتباطات محو می شوند. ارتباطات غیررسمی اگر با هدف های سازمان در تعارض باشند. در راه تحقق هدف های مذکور ایجاد اختلال کرده و باید ترتیبی اتخاذ نمود ه ارتباطات مذکور قطع شوند.
انواع الگوهای ارتباطی از حیث انتقال اطلاعات( در ارتباطات رسمی):
ارتباطات سازمانی نوعی تبادل اطلاعات است که پایه و اساس ادراک و احساس میان دو نفر یا بیتشر، یا یک گروه را در یک شرکت یا سازمان فراهم می کند و باعث می شود شبکه های سازمانی به منظور انجام دادن وظایف سازمانی شکل گیرند.
انواع الگوهای ارتباطی از حیث انتقال اطلاعات ( در ارتباطات غیررسمی ):
- شبکه رشته ای: عوامل انتقال اطلاعات در امتداد یک خط قرار میگیرند و هر یک از عوامل، به ترتیب اطلاعات دریافتی ماقبل خود را به عامل مابعد خود انتقال می دهد. دقت انتقال اطلاعات در این نوع شبکه های بسیار کم است.
- شبکه انشعابی: یکی از عوامل انتقال اطلاعات، اطلاعات را به دست می آورد. و آنها را بین اعضا منتشر می سازد. این شبکه ها بویژه برای انتشار اطلاعات مفیدی که با کار افراد مرتبط نیستند به کار می روند.
- شبکه تصادفی: عوامل انتقال دهنده به طور تصادفی اطلاعات را دریافت می کنند و به همین ترتیب منتشر می سازند. این شبکه هنگامی به کار می رود که اطلاعات ناچیز و کم اهمیت باشد و مانعی در مسیر راه انتشار آنها موجود نباشد.
- شبکه خوشه ای: هر عامل انتقال اطلاعات، عوامل دیگری را انتخاب می کند و اطلاعات مورد نظر را به آنها می دهد. آن عوامل جدید نیز به همین منوال اطلاعات خود را منتقل می کنند.
نقش های افراد در شبکه های ارتباطی:
- ستاره: فردی که بیشترین ارتباط را در شبکه دارد.
- رابط: فردی که دو گروه یا بیشتر را بدون تعلق به یکدیگر، به هم مرتبط می کند.
- پل: فردی که به عنوان سنجاق اتصال یا تعلق داشتن، به دو یا چند گروه خدمت میکند.
- نگهبان: فردی که شبکه خود را با بیرون مرتبط می سازد.
- منفک شده: فردی که دیگر با شبکه مورد نظر ارتباطی ندارد.
هر چه به زمان حال نزدیک تر می شویم زندگی پیچیده تر شده و به همین دلیل روابط انسان های نیز مرتبا از ساده به مشکل سیر کرده است. بعلاوه چون بخش مهمی از زندگی هر کس در سازمان های رسمی و غیررسمی سپری می شود و هر سازمان متشکل از عده ای انسان است، ناچار باید پذیرفت که از جمله نقش های مهم زندگی گروهی و روابط متقابل اعضای آن نفهته بوده ، به صورت های مختلف زندگی هر یک از اعضای گروه را تحت تاثیر قرار می دهد. به این ترتیب می گویند که ارتباطات از گسترده ترین، مهمترین و پیچیده ترین انواع رفتارهای انسان است یا در واقع توانایی برقراری ارتباط صحیح در سطح بالا جداکننده انسان از سایر جانوران محسوب می شود.
منابع:
معقول، علی؛ قراری، محمد؛ دانایی، شیرین. “نقش ارتباطات سازمانی در نظام آموزشی”. ماهنامه پژوهش ملل. دوره دوم. شماره 14. بهمن 1395.
میلر، کاترین(1386). ارتباطات سازمانی. مترجمان زهره خوشه نشین و همکاران، تهران: انتشارات علامه طباطبایی.
