سوال پرسیدن کلیدی برای دریافت اطلاعات بیشتر است و بدون سوال پرسیدن، ارتباطات بین فردی محکوم به شکست هستند.
جمع آوری اطلاعات یک فعالیت اساسی انسانی است – ما از اطلاعات استفاده می کنیم تا بیاموزیم، به ما کمک کنند که مسائل را حل کنیم، در فرایند تصمیم گیری به ما کمک کند، و یکدیگر را راحت تر درک کنیم.
سوال پرسیدن کلیدی برای دریافت اطلاعات بیشتر است و بدون سوال پرسیدن، ارتباطات بین فردی محکوم به شکست هستند. سوال پرسیدن برای برقراری ارتباطات موفق امری اساسی است – در تمام مکالمات سوال می پرسیم و از ما سوال پرسیده می شود.
سوالات و پاسخ ها برای ما سرگرم کننده و جذاب هستند – سیاست مداران، گزارشگران، افراد مشهور، و کارآفرینان اغلب براساس مهارت های سوال پرسیِ خود موفق شده اند، چراکه در زمان درست سوالات درست می پرسند و همچنین بصورت مناسب جواب می دهند (یا نمی دهند).
اگرچه سوالات معمولا دارای ماهیت کلامی هستند، اما می توانند غیرکلامی نیز باشند. مثلا بالا بردنِ ابروها می تواند معنای این را داشته باشد که، “آیا مطمئنی؟” حالات چهره می توانند انواعِ سوالات ظریف را در مواقع مختلف و بافت های مختلف در بر بگیرند.
چرا سوال می پرسیم؟
اگرچه فهرست زیر کامل و جامع نیست، اما به دلایل اصلیِ این اشاره می کند که چرا در شرایط رایج و معمولی، سوال پرسیده می شود.
- برای دریافت اطلاعات
عملکرد اصلی یک سوال دریافت اطلاعات است – “ساعت چند است؟”
- برای حفظ کنترل یک مکالمه
وقتی درحالی پرسیدن سوال هستید، کنترل مکالمه در دستان ما است. افرادِ جرات ورز بیشتر کنترل مکالمات را در دست می گیرند و تلاش می کنند که از طریق سوال پرسیدن اطلاعاتی که نیاز دارند را دریافت کنند.
- ابراز علاقه نسبت به فردی دیگر
سوال پرسیدن این فرصت را به ما می دهد که درمورد فرد پاسخ دهنده چیزهای بیشتری بفهمیم، و حتی می تواند راهبرد مناسبی برای بهبود رابطه دوطرفه و نشان دادن همدلی باشد، به طوری که می توانیم با سوال پرسیدن شخص مقابل را بهتر بشناسیم.
- به منظور روشن سازیِ یک نکته
سوال پرسیدن برای روشن سازی صحبت های فرد مقابل امری رایج است. سوالاتی که برای روشن سازی به کار می روند در کاهشِ سوءتفاهم ها و درنتیجه برقراری رابطه ای موثرتر اهمیت ضروری دارند.
- برای بررسیِ شخصیت و یا دشواری هایی که ممکن است فرد مقابل داشته باشد
برای کاوشِ احساسات، باورها، دیدگاه ها، ایده ها و نگرش های شخص مقابل می توان از سوال پرسیدن استفاده کرد. حتی می توان برای شناختِ مشکلاتی که شخص مقابل تجربه می کند نیز از سوال پرسیدن استفاده کرد – مثلا وقتی یک پزشک سعی دارد یک بیمار را معاینه کند.
- برای آزمون کردن دانش
در تمام انواع امتحانات کوتاه و بلند از سوالات استفاده می شود تا دانشِ پاسخ دهندگان بررسی شود. مثلا، “پایتختِ فرانسه کجاست؟”
- برای تشویقِ تفکر بیشتر
می توان از سوالات استفاده کرد تا دیگران را تشویق کنیم درمورد چیزی عمیق تر فکر کند. می توان به شیوه ای سوالات را مطرح کرد که باعث شویم فرد به روشی جدید درمورد موضوع فکر کند. “چرا بارندگی در ایران کم است؟”
- در شرایط گروهی
به چندین دلیل در شرایط گروهی سوال پرسیدن می تواند بسیار مفید باشد: برای اینکه تمام اعضای گروه مشارکت کنند، برای تشویقِ بحث بیشتر درمورد موضوع، به منظورِ حفظ توجه افراد بدون هشدار دادن. این نمونه ها به راحتی در کارهای کلاسی جواب می دهند.
چطور سوال بپرسیم؟
اینکه بتوانیم خیلی خوب و بطور موثر ارتباط برقرار کنیم بستگی زیادی دارد به اینکه چطور سوالات را می پرسیم. وقتی هدف سوال مشخص شده باشد، باید چند سوال را از خودتان بپرسید:
- چه نوعی سوالی باید پرسیده شود؟
- آیا سوال متناسب با فرد/گروه مدنظر هست؟
- آیا اکنون وقت مناسبی برای پرسیدن سوال است؟
- انتظار دارم فرد مورد نظر چگونه پاسخ بدهد؟
وقتی درحال پرسیدن سوالات هستیم – بویژه در محیط های رسمی تر – باید از چند تاکتیک استفاده کنیم که برخی از آنها در زیر تشریح می شود:
1- ساختار داشته باشید
در برخی شرایط، مثلا وقتی در حال اجرای یک پروژه پژوهشی هستید یا در حرفه ای کار می کنید که نیازمند ثبت اطلاعاتی است، ضروری است که تعداد زیادی سوال بپرسید. در چنین مواردی معمولا خوب است که قبل از شروع به پاسخ دهندگان این مطلب را بگویید (که سوالات زیاد هستند)، یک اطلاعات پس زمینه ای به او بدهید و دلیل و انگیزش این که سوالات را می پرسید را نیز به او بگویید. با این کار پاسخ دهنده نسبت به سوالات گشوده تر می شود و می فهمد که چرا سوالاتی که شما می پرسید قابل قبول هستند.
با این کار همچنین آنها نوع سوالاتی که احتمالا می پرسید را می دانند و می پذیرند، مثلا، “برای اینکه در کار بیمه به شما کمک کنم ضروری است که سوالاتی درمورد ماشین، سلامت شما و شرایطی که به تصادف منجر شدند بپرسم”.
در اکثر موارد، وقتی ساختاری برای تبادل وجود داشته باشد، تعامل بین سوال پرسنده و پاسخ دهنده بسیار بهتر و روان تر پیش خواهد رفت.
2- از فن سکوت استفاده کنید
استفاده از سکوت یک راه قوی برای ارائه سوالات است.
هنگام تعاملات بین فردی، مکث کردن در بین صحبت ها کمک می کند که به نکات مهم تاکید کنید و باعث می شود تمام افراد چند ثانیه وقت داشته باشند که قبل از ادامه مبحث تفکرات خود را حول محور موضوع جمع کنند. مکث کردن به مدت حداقل سه ثانیه قبل از سوال پرسیدن کمک می کند که بر اهمیت آنچه که می پرسید تاکید شود. مکث سه ثانیه ای پس از پرسیدن سوال نیز بسیار مفید است؛ این کار باعث می شود فردی که سوال می پرسد سریعا سوال بعدی را مطرح نکند و به پاسخ دهنده نشان می دهد که به یک پاسخ نیاز داریم.
پس از ارائه یک پاسخ اولیه نیز می توان مکث کرد، که این کار فرد پاسخ دهنده را تشویق می کند که پاسخ خود را بطور دقیق تری بیان کند. ثابت شده است که مکث های کمتر از سه ثانیه تاثیرگذاریِ کمتری دارند.
3- تشویقِ مشارکت
در شرایط گروهی، سرپرست گروه ها یا مدیر تیم اغلب می خواهند که تا جای امکان افراد بیشتری را در بحث یا منازعه مشارکت دهند.
با پرسیدن سوال از تک تک افراد گروه می توان تاحدی این مشارکت را تسهیل کرد.
یک راه برای به حداکثر رساندن فوایدِ این روش این است که سوال را از عضوِ فعال گروه به سوی افرادی هدایت کنیم که کمتر فعال هستند و بدون فرصت های مستقیم کمتر تمایل به پاسخ دادن دارند. در چنین شرایطی باید مراقبت باشید چرا که صحبت کردن در شرایط گروهی برای برخی از افراد بسیار استرس آور بوده و به راحتی باعث می شود احساس ناراحتی، خجالت زدگی و دستپاچگی کنند. اعضای ساکت تر گروه را به مشارکت تشویق کنید اما آنها را به این کار مجبور نکنید.
برگرفته از سایت خودشکوفا
