حتما شما هم در مورد دوستی یا همکاری، بازخورد داده اید. مثلاً او را سرزنش کرده اید که چرا فلان شد، یا تشویقش کرده اید که این کارت عالی بود، یا چیزهایی از این قبیل.
بازخورد دادن کار مهمی است که در سازمانها لازم است، لزوم آن هم جدی است و یکی از مشکلات جدی در سازمانهای ما، همین نبود بازخورد است.
دوستی تعریف میکرد که دوره سربازی اش را در سازمانی میگذرانده (سالها قبل)، که در آنجا فرد بسیار خلاقی کار میکرده و یک میز پر از اختراعاتش داشته است. میگفت بالای این میز، یک تابلوی بزررررگ نصب شده بود که میگفت “لطفا نظر ندهید”
وقتی دوست ما از او پرسیده بود که داستان چیست؟ جواب شنیده بود که از بس نظرات پرت و پلا و غیر مسئولانه از هر کس شنیده ام، دیگر خسته شده ام.
البته همانطور که بازخورد دادن هنر بزرگی است، بازخورد گرفتن هم هنر مهمی است که اگر نداشته باشید،خیلی زود از بین میروید.
بگذریم، در این نوشته، خلاصه ای از آنچه از یک آموزش دهنده حرفه ای در روابط سازمانی آموخته ام، به اشتراک میگذارم، با این امید که در سازمانهایمان بتوانیم بهتر بازخورد بدهیم و موفق تر شویم.
یادتان هست نوشته بودم که مهارتهای نرم قابل فراگیری هستند؟ این مقدمه ای بر یکی از آن مهارتهاست…
برای شروع پیشنهاد میکنم یک تکه کاغذ بردارید، اسم یک نفر که ممکن است بخواهید به او بازخوردی بدهید را روی آن بنویسید، در سطر بعدی، یکی از رفتارهای او که به نظر شما خوب نیست را بنویسید، در سطر زیرین هم جملاتی را که ممکن است در این مورد به او بگوئید را بنویسید. این کاغذ را نگه دارید و بعد از خواندن این نوشته،ببینید میخواهید آن جملات را تغییر دهید؟
ادامه مطلب به چند نکته مهم در بازخورد دادن که سبب اثر بخشی بازخورد و توسعه روابط شما با فرد مقابل میشود، میپردازد.
در بازخورد دادن،به این نکات توجه کنید:
- جنبه مثبت رفتار طرف مقابل را هم حتماً مورد توجه قرار دهید. گرچه ممکن است از نظر شما، او فرد موجهی نباشد، اما هرکسی خودش را یک قهرمان میداند. به عبارت دیگر، هر کسی فکر میکند کاری که میکند، ۱۰۰% عاقلانه است. پس مثلاً میتوانید اینطور شروع کنید: من متوجهم که تو میخواهی کار در کوتاهترین زمان انجام شود.
- مشخص و بر اساس شواهد صحبت کنید، کلی گوئی نکنید و آنچه که فکر شماست را ملاک قرار ندهید، مثلاً میتوانید بگوئید اینکه شما در هفته گذشته دو بار بعد از ساعت ۹۳۰ رسیده اید، به جای اینکه بگوئید وقتی شما به قوانین شرکت احترام نمیگذارید و آنها را رعایت نمیکنید. یادتان باشد که شاید او اصلاً دیر آمدن را در این مثال، قانون مهمی نمیداند و شما میدانید، پس با روشن نکردن موضوع، او را گیج خواهید کرد.
- به جای اینکه همیشه در مورد او صحبت کنید، از خودتان بگوئید. به جای اینکه بگوئید شما همیشه تاخیر میکنید، یا شما من را عصبانی میکنید، میتوانید بگوئید من وقتی مجبور میشوم نیم ساعت منتظر شما بمانم، جداً ناراحت و حتی عصبانی میشوم
- هر نشانه ای از تهمت، قضاوت کردن، یا انتقاد تند را حذف کنید. اینطور شروع نکنید که تو باید… یا تو هرگز… یا تو من را ….
- به جای صحبت مفصل در مورد مشکل، در مورد راه حل صحبت کنید. به طرف مقابل بگوئید که شما چطور راحت تر خواهید بود، نه اینکه بر آنچه گذشته و رفته تاکید و تکرار کنید.
- در مورد رفتارهای آزار دهنده و مشکل آفرین صحبت کنید، نه در مورد فرد. محور صحبت و بازخورد را فرد قرار ندهید، بلکه در مورد رفتارها صحبت کنید و نشان دهید که این رفتارهاست که شما را آزار میدهد، نه شخص او.
- تاکید را بر آنچه میخواهید و انتظار دارید، قرار دهید. مثلاً میتوانید بگوئید که انتظار دارم که … یا در این شرایط من نیاز دارم که…
- طرف مقابل را هم دعوت کنید که انتظاراتش را بگوید. مثلاً بپرسید که برای تحقق این مسئله، تو از من چه انتظاری داری؟ یا به نظرت من چه کاری میتوانم انجام دهم؟
- دنبال راه حلی باشید که برای همه قابل قبول باشد، یعنی:
- انتظارات طرف مقابل را هم تامین کند، نه فقط انتظارات شما را،
- مکالمه را بر اساس گفته های او پیش ببرید
- از تکرار درست میگی، اما… جداً پرهیز کنید.
- آماده باشید که برای رسیدن به یک شرایط برنده-برنده، گذشت کنید و کوتاه بیائید.
- آمادگی خودتان را برای حمایت و پشتیبانی لازم، نشان دهید و بیان کنید.
- وقتی به راه حل رسیدید،مطمئن شوید و مجدداً کنترل کنید که آیا راه حل برای همه خوب هست؟ میتوان کاری کرد که از این هم بهتر شود؟
- میزان انرژی ای که در بحث به کار میبردید، لحن و بلندی صدایتان، و حتی طرز ایستادن یا نشستن در زمانی که بازخورد میدهید، خیلی مهم است. شیوه ای باز، دوستانه، پذیرا و آرام را انتخاب کنید و نشان دهید.
- دنبال حل مسئله باشید، هرگز وارد بحث نشوید و از طرف مقابل بخواهید که هر کجا فکر کرد تذکری لازم است، حرف شما را قطع کند، به خصوص اگر احساس کرد که شما دارید او را متهم میکنید، یا احساس میکند به او توهین میکنید، یا مواردی از این دست.
خلاصه کنم:
- بازخورد مهم و لازم است. بازخورد میدهید که صدایتان شنیده شود و نیازهایتان درک شود. اگر این کار را نکنید فاصله شما و دیگران، مرتباً بیشتر میشود.
- در بازخورد دادن سه مرحله اساسی را رعایت کنید:
- برای طرف ارزش قائل شوید،
- بر اساس شواهد صحبت کنید نه احساستان،
- احساس و نیازتان را طرح کنید و بگذارید دیگران بدانند، روی اینکه آنها باید بفهمند حساب نکنید.
حالا به آن یادداشتی که اول کار نوشتید نگاه کنید، میخواهید آن را کمی تغییر دهید؟ میخواهید بروید و با آن فرد صحبت کنید؟ این کار خیلی خوب و سازنده است، همین امروز شروع کنید.
برگرفته از سایت رفتار سازمانی
